Personlig produktivitet: Vad du INTE ska göra för att vara produktiv

Försöker du ibland utföra så mycket arbete på ett dygn som möjligt, bara för att i slutänden inse att du inte fick så mycket gjort?

Varför är det så? Varför fortsätter du att jobba för högtryck, men utan att vara produktiv?

Distraktioner, bristande koncentration och fokus, trötthet, felaktiga prioriteringar – detta är de vanligaste bovarna som lägger hinder i vägen för din arbetsproduktivitet.

Så hur kan vi optimera vårt sätt att arbeta, både individuellt och som team, och lyckas uppnå mer? Hur undviker vi distraktioner och vilka är de mest effektiva sätten att nå önskat slutresultat?

Det finns massor man bör tänka på. Och är vi jätteupptagna så har vi ju inte tid för det, inte sant?

Men låt oss börja från början.

Vad är produktivitet?

"Produktivitet” har traditionellt förknippats med hur mycket värde en person kan producera under en given tid genom att använda sig av tillgängliga resurser. Precis som ett transportband i en fabrik: ju mer du gör snabbare – desto bättre.

Numera har "produktivitet” fått en smalare, mer individualistisk innebörd, eftersom vi har fått större acceptans för människors olika beteenden, såsom arbetsstil, motivation, utbildningsnivå, personlighetsdrag, teknisk kompetens osv.

Det nya sättet att definiera produktivitet är mer personlig. Det bygger på VAD det är som får en person att bli mer produktiv, inte HUR man får en enskild individ att arbeta mer.

Här är ett exempel:

Om du arbetar hårt för att utföra många uppgifter under en tidsperiod, dvs. om du är mycket upptagen, är ditt mål att göra mer på kortare tid – kvantitet. Om du är produktiv är ditt mål att skapa större värde i det du gör - kvalitet.

Med andra ord handlar produktivitet idag inte om hur många uppgifter du hinner slutföra under en dag, utan om hur mycket värde du skapar för att komma närmare önskat slutresultat.

Få de senaste Thrive med SuperOffice artiklar i din inkorg. Gå med Thrive här

 

Formeln för personlig produktivitet

Det finns ingen universalformel när det gäller personlig produktivitet. Allt beror på vilken typ av person du är. Det finns dock vissa gemensamma faktorer som visar sig ha en produktivitetsökande effekt för de flesta människor.

För att räkna ut din egen personliga produktivitetsformel måste du till att börja med definiera dina egna värderingar, inte försöka uppfylla någon annans förväntningar.

Fundera på vad som gör dig glad när du arbetar – vad ger dig glädje? Vilka är dina viktigaste yrkesstandarder? Men viktigast av allt – vilket är det bakomliggande syftet med det du försöker uppnå?

Se till att dina värderingar är drivkraften bakom din arbetsproduktivitet. Det hjälper dig att mobilisera dina inre resurser och producera mer utan stress.

Men det finns några vanliga beteenden som tycks vara generellt produktivitetsdödande.

Nio beteenden som har en negativ effekt på den personliga produktiviteten

1. Eftersträva kvantitet

Låt oss diskutera ”transportbandssyndromet”. Det innebär att man lägger fokus på att göra mer på kortare tid, allt i syfte uppnå en hög produktionsvolym.

Lider du av detta syndrom är det helt enkelt så att du skadar dig själv. Negativa spinoff-effekter av överansträngning som stress, trötthet och försämrad koncentrationsförmåga påverkar din hälsa och prestationsförmåga över tid.

Enligt en rapport från Health Advocate kostar stressrelaterade sjukdomar företag mellan 200 och 300 miljarder dollar per år i förlorad produktivitet, och 60 % av arbetarna blir mindre produktiva på grund av stress.

Som vi redan har nämnt är produktiviteten inte hur mycket mer du kan göra, utan vad du kan göra mindre av. Ett av de enklaste sätten att utöva ”less is more"-filosofin är att analysera dina personliga störningsmönster. Hur ofta och på grund av vad brukar du bli avbruten? När du har identifierat tidstjuvarna, vet du hur du ska bli eliminera dem.

2. Inte vara sig själv

Produktiviteten varierar från person till person. Så istället för att anamma andra människors "praxis" på området produktivitet är det en god idé att starta med att se till dig själv.

Vad är det som driver dig att vilja arbeta mer? Vilken är din arbetsstil? När känner du dig inspirerad?

Personliga egenskaper kan användas för att skapa en individuell formel för produktivitet på jobbet. Återigen – att definiera dina värderingar och beskriva vad arbetsetik innebär för dig kan vara till stor hjälp.

Att syssla med saker som strider mot din natur kan knappast vara produktivt eftersom du alltid kommer att tvingas kämpa.

Om du till exempel är introvert undviker du till varje pris att behöva hålla offentliga tal och presentationer. Om du trivs bättre med att arbeta ensam, avskyr du att vara beroende av ett team. Är du den som behöver mer utbildning eller vägledning, har du svårt att förbättra dina resultat på egen hand – oavsett hur mycket du försöker.

Lär känna dig själv och förvandla dina egenheter till dina starka sidor!

3. Multitasking

Att koncentrera sig på en eller två saker istället för flera är ett beprövat sätt att öka produktiviteten.

Forskning har visat att frekventa växlingar mellan olika uppgifter påverkar hjärnan, vilket minskar fokus och koncentration.

Det tar ungefär 25 minuter att återfå koncentrationen när du blir avbruten eller distraherad av en annan uppgift. Och med tanke på att vår uppmärksamhet när vi arbetar med en dator bara är 40 sekunder blir det svårt att återgå till en hög produktivitetsnivå efter att ha blivit distraherad.

Att syssla med flera saker samtidigt gör också att människor gör fel prioriteringar. Om du vill få allt gjort samtidigt ägnar du kanske inte tillräckligt med tid åt det som är viktigast och minskar på så vis värdet på ditt arbete.

Avslutningsvis bidrar multitasking bara till att göra dig utsliten. Även om ditt jobb inte är fysiskt krävande kommer du att känna dig helt slut efter en dag av multitasking.

Fråga dig själv – vilken uppgift eller vilka två uppgifter bidrar mest till min framgång och genererar mest intäkter? Fokusera sedan bara på dessa uppgifter och ägna dig enbart åt dessa tills de är klara.

4. Sätta upp för ambitiösa mål

Många människor lägger för stort fokus på stora, ambitiösa, långsiktiga mål och projekt, istället för att fokusera på att mindre uppgifter som är lättare att nå.

De försöker med andra ord springa maraton istället för spurta ett kortare lopp.

Beslutet att ägna sig åt stora projekt leder för det mesta till undvikande och att vi skjuter upp saker. Människor blir så överväldigade av den stora arbetsvolymen som väntar dem, att de tenderar att gå vilse på vägen och till slut ge upp helt.

I stället är det bättre att arbeta strategiskt genom att dela upp arbetet i mindre och mer genomförbara delar. Detta är lättare för hjärnan, får nervsystemet att varva ner och koncentrerar din mentala energi, eftersom hjärnan förstår att sådana kortare spurtar är uppnåbara genom små utbrott av aktivitet.

Slutförandet av en liten uppgift har dessutom en positivt förstärkande effekt och bidrar till att du känner sig alert och motiverad av prestationen. Senare, när du kommer in i rytmen, kan du öka din arbetsbelastning.

5. Oförmåga att säga NEJ till andra

Det är jättebra att vara artig och hjälpsam!

Men … Gör du inte någon annans arbete istället för ditt eget?

Du måste lära dig att säga NEJ när det påverkar din produktivitet och stjäl din tid. Trots att drivkraften i att vara användbar och behövd är väldigt stark, hindrar den dig från att uppnå din fulla produktivitetspotential, eftersom du helt enkelt inte har tid att fokusera på det som är viktigt för dig!

Lär dig hur du skyddar din egen tid som om det vore livsavgörande.

6. Acceptera distraktioner

Distraktioner är riktiga produktivitetsdödare.

Även om vissa av dem är oundvikliga kan de flesta distraktioner elimineras.

Distraktioner finns överallt – ett ständigt kontrollerande av mobilen, slötittande på statusuppdateringarna i sociala medier, ha flera flikar öppna samtidigt, sköta hushållssysslor, aviseringar, påminnelser, telefonsamtal, chattar med kollegor ... för att bara nämna några.

I stället för att acceptera distraktioner som ett nödvändigt ont bör du fokusera på att proaktivt eliminera dem. Naturligtvis krävs det viljestyrka för att motstå nutidens distraktioner. Men du kan välja bort att slötittandet på teve och sociala medier, stänga ner fönster med onödiga webbplatser, sätta din chattstatus på "Upptagen” eller "Stör ej” och kanske göra det "otänkbara” – stänga av mobilen.

7. Arbeta långa pass utan raster

Att arbeta långa pass resulterar oundvikligen i att fokus avtar. Du börjar arbeta långsammare, gör fler misstag, missar viktiga detaljer, upprepar saker. Allt detta är raka motsatsen till produktivitet.

Och glöm inte det viktigaste du har – din hälsa! En studie publicerad i The Lancet visade att anställda som arbetar långa pass löper högre risk att drabbas av stroke (33 %) och hjärt- och kärlsjukdomar (13 %) än de som jobbar en normal arbetstid på åtta timmar om dagen.

Håll dig till normal arbetstid och ta rast regelbundet för att piggna till och hämta ny energi. Korta raster har visat sig reducera spänningar, fylla på den mentala prestationsförmågan, minska stress och trötthet och förhindra utbrändhet.

8. Bevara "bootcamp” -mentaliteten

De flesta av oss har uppfostrats att tro att ju hårdare du arbetar, desto bättre liv får du. Detta axiom åtföljs vanligen av "Du måste vara hård mot dig själv för att uppnå något i livet”.

Disciplin, återhållsamhet, hårt arbete, uthållighet – det är dessa ord som stödjer en sådan "bootcamp"-mentalitet.

När vi är tuffa mot oss själva, när vi ägnar oss åt självkritik eller en negativ inre monolog, gör vi egentligen ingenting för att öka vår produktivitet. Tvärtom ökar vi stressnivåerna, känner skam och rädsla, något som i slutändan ökar sannolikheten för att vi bara ger upp.

Att kalla sig själv idiot eller latmask, bli arg och förebrå sig själv hjälper dig inte att bli mer produktiv. Det är en negativ strategi som låser in dig i en olycklig cykel.

Om något inte går som det ska, bör du vara snäll mot dig själv, börja om eller ägna dig åt andra uppgifter – släppa det hela helt enkelt. Att vara mindre stressad och på gott humör kan definitivt hjälpa dig att återfå koncentrationen och ge dig mer energi att hantera även den allra svåraste uppgift.

9. Inte utnyttja tidsbesparande teknik

Avslutningsvis, vad gör du för att underlätta din arbetsrutin och minska arbetsbelastningen?

Att skära ner på antalet arbetsuppgifter är en god start. Men vad sägs om att dra nytta av modern teknik (program, system, appar, smarta enheter osv.)? Det finns massor av tekniska hjälpmedel tillgängliga idag som radikalt kan förbättra effektiviteten i ditt dagliga arbete.

I en studie av Ultimate Software fann forskarna att 92 % av de anställda ansåg att deras tillgång till teknik som hjälpte dem att utföra sitt arbete på ett effektivt sätt hade en positiv inverkan på hur tillfredsställda de kände sig med sitt arbete.

Från automatisering av tidsödande, repetitiva uppgifter till lagring av all information i ett centraliserat system och snabb tillgång till data när du är på språng – modern teknik kan hjälpa dig spara tid och använda resurser på ett produktivare sätt.

Du är ingen maskin

Att få saker gjorda är bra, men att få saker gjorda på rätt sätt är mycket bättre!

För att verkligen förbättra din personliga produktivitet måste du börja göra saker annorlunda. Och en viktig sak är att sätta dig själv i första rummet. I vår ständiga strävan efter perfektion glömmer vi ofta bort att vara uppmärksamma på vårt inre: våra egna värderingar, prioriteringar och behov.

Du är trots allt ingen maskin. Men du kan garanterat använda en för att öka produktiviteten.

En annan lärdom är att sluta släcka bränder! När du har mycket att göra och är överarbetad, ägnar du dig åt att släcka bränder. Och även om du kan vara produktiv när det gäller antalet bränder du släcker, kommer inte detta att hålla ditt arbete fritt från bränder.

Dagens avslutande slutsats är: värde är bättre än kvantitet och effektivitet är viktigare än produktivitet.

Detta förklaras så här av Jason Fried, vd för Basecamp, vars motto är "Det behöver inte vara galet på jobbet: