CRM-program är viktigare än någonsin.

 Så viktigt att 80 % av branschledarna över hela världen använder CRM-program för att lättare attrahera och behålla fler kunder, erbjuda bättre kundtjänst och bygga starkare band till kunderna. 

Att välja rätt CRM-system är ett bra första steg - men det är vad man gör därefter som kan avgöra om ni lyckas med CRM eller inte.

Enligt vår erfarenhet står medelstora företag inför tre stora utmaningar när det gäller att uppnå meningsfulla resultat med sin CRM-investering - att få användarna att acceptera systemet, att säkerställa datakvaliteten och att integrera med befintliga system.

För att hjälpa dig att få avkastning på din investering kommer vi att ta upp alla dessa var för sig och dela med oss av lösningar för att övervinna dem.

 Låt oss börja.

Utmaning 1: Att få slutanvändaren att acceptera systemet

När man letar efter ett CRM-system kanske man tror att det svåraste hindret att övervinna har med teknik att göra.

Men i själva verket har det med människor att göra.

Människor hatar förändringar. 

Särskilt de som har vant sig vid att arbeta på ”det gamla sättet” och inte vill ta till sig förändringar. (Vad är det för fel på hur jag gjorde det förut?)

2021 ville forskare inom sjöfartssektorn ta reda på vad som gör det lätt eller svårt för arbetare att använda ny teknik och hur det påverkar hur nöjda de är och hur många dagar de är frånvarande från jobbet.

Vad de kom fram till förvånar inte och kan också tillämpas på CRM-implementering – ett framgångsrikt införande av ny teknik beror på flera faktorer, bland annat ledningens engagemang, medarbetarnas delaktighet och utbildning.

Hur man löser det:

Alla vill veta: ”Vad tjänar jag på det?”

För att övervinna detta hinder är det mycket viktigt att tydligt kommunicera fördelarna med att anamma CRM och visa hur det kan underlätta och effektivisera arbetet för dina anställda.

Undersökningen visade att när anställda förstår hur ny teknik påverkar deras arbete positivt blir de nöjdare och gladare.

Som en del av introduktionsprocessen kan du visa hur CRM-lösningen kan hjälpa dem att hantera kundinformation, minska det manuella arbetet och förbättra beslutsfattandet.

SuperOffice erbjuder självbetjäningsresurser, till exempel en omfattande kunskapsbas, vanliga frågor och instruktionsvideor, som kan hjälpa ditt team att lära sig mer om systemet på egen hand och få en bättre förståelse för CRM-systemet.

För dem som föredrar anpassad utbildning kan vi också hjälpa dig att skräddarsy utbildningar för enskilda roller inom försäljning, marketing och service.

Vårt råd?

Stjälp inte bara en ny lösning över organisationen.

Ju delaktigare dina medarbetare känner sig i processen, desto mer stöd kommer du att få från teammedlemmarna.

Utmaning 2: Att säkerställa datakvaliteten

Din CRM-databas är bara så bra som den data du matar in i den.

Det säger sig självt att om du matar in dåliga data så blir resultatet lika dåligt.

Det är därför det är så viktigt att hålla hög kvalitet på data i ditt CRM-system, eftersom det har en direkt inverkan på hur du hanterar dina kundrelationer.

En studie av Experian fann att 94 % av alla organisationer misstänker att deras data om befintliga och möjliga kunder kan vara felaktiga på något sätt, vilket kan leda till en genomsnittlig förlust på 15 miljoner dollar per år för vissa organisationer.

Kort och gott: det lönar sig att ha bra datakvalitet!

Hur man löser det:

Vi är alla människor; misstag sker lätt.

Dålig datakvalitet kan vara en riktig huvudvärk - från dubblettposter till felaktig information och inkonsekvent datainmatning: var och en av dessa faktorer kan skapa kaos i ditt system.

För att minska dessa problem bör du redan från början skapa en rutinguide för CRM.

En rutinguide är en avgörande del av varje framgångsrikt kundhanteringssystem (CRM). Det hjälper alla på företaget att förstå varför de ska göra något, vad de ska göra och hur de ska göra det. 

I slutändan hjälper detta dig att uppnå bättre resultat.

Som en del av guiden bör du fastställa tydliga riktlinjer för datainmatning.

Du kan till exempel inkludera:

• Så här rapporterar vi om försäljning i vårt företag.

• Så här registrerar och följer vi leads

• Så här uppdaterar och hanterar vi våra kundprofiler

Du vill inte ställa in den och glömma bort den.

Rutinguider bör inte vara statiska. Se till att granska och uppdatera guiden regelbundet för att hålla jämna steg med förändringarna i organisationen.

Med tiden kommer ditt system garanterat att innehålla dubbletter och föråldrad information.

Minst två gånger om året bör du be dina team att rensa bort onödiga data.

Ni bör uppdatera:

• Företag

• Kontakter

• E-postadresser

• Företagspostnummer

• Företagens postorter

• Projekt

… med mera!

 För att underlätta rensningen erbjuder CRM-system som SuperOffice dubblettdetektering och uppdateringar i bulk, vilket hjälper dig att automatisera en del av processen.

Utmaning 3: Integration med andra system

Ditt CRM-system är en bärande del av ditt företag.

Istället för att låta det vara ett fristående stycke programvara bör du integrera det i din befintliga IT-infrastruktur. 

Detta säkerställer inte bara att ditt företags affärsprocesser fungerar smidigt, utan ger dig också en fullständig 360-gradersvy av din kund hela tiden.

Du kanske undrar vad du ska integrera först. 

Var man börjar:

 Vissa företag vill integrera sitt verktyg för automatiserad marknadsföring. 

Andra vill integrera sitt kundservicesystem.

Vi föreslår att du börjar med dina produktivitetsverktyg i Office-paketet.

Genom att integrera vårt CRM-system med dina produktivitetsverktyg i Office-paketet hjälper du dina team att automatisera repetitiva uppgifter, ge tillgång till delade kalendrar och filer och se till att kundinformationen är korrekt, allt på ett ställe.

Majoriteten av små till medelstora företag använder antingen Microsoft 365 eller Google-appar.

SuperOffice går att integrera med båda. 

Att integrera dokument (Word, Excel, PowerPoint) med SuperOffices webbverktyg låter dig skapa, redigera och spara dokument från och till SuperOffice CRM med Microsoft-appar.

För att integrera e-post (Outlook) med SuperOffice kan du välja att antingen använda Mail Link (det är en del av SuperOffice webbverktyg) eller SuperOffice för Outlook. Detta låter dig arkivera e-post i SuperOffice CRM.

Och naturligtvis vill du integrera dina möten (Outlook-kalendern).

Istället för att hantera två separata kalendrar kan du kombinera båda till en. 

I SuperOffice kan du använda SuperOffice Synchronizer för att slå samman din Outlook- och SuperOffice-kalender.

Om du använder Googles appar kan du integrera SuperOffice CRM med dokumenthanteringen i Google Workspace, liksom med Gmail. 

Nästa app som vi rekommenderar att du integrerar är företagets affärssystem (ERP).

Detta är en av de vanligaste integrationerna som våra kunder använder. 

Genom att kombinera dessa två lösningar kan du säkerställa att all information från din kundinriktade verksamhet sömlöst hålls synkroniserad med backend-verksamheter som ekonomi och lager - vilket ger dig en enhetlig källa för att förstå alla delar av dina kunders resa.

Tänk på att integration av de båda systemen är mycket mer än att bara peka och klicka.

Vi rekommenderar att våra kunder börjar med att utforska alla möjliga fördelar. Detta ger en detaljerad föreställning om hur integrationen kan förbättra verksamheten inom en organisation.

 När du har kartlagt allt kan du sedan välja en väg framåt.

 Genom att göra det på det här sättet får du en lösning som uppfyller just dina behov. 

Sammanfattning

Att lyckas med CRM handlar om mer än att välja rätt CRM-lösning för ditt företag.

För att få avkastning på din investering bör du ha en proaktiv inställning till hur du ska implementera systemet på lång sikt.

Att implementera och hantera ett CRM-system innebär att övervinna flera viktiga utmaningar, inklusive att få slutanvändarna att anamma systemet, att säkerställa datakvalitet och att integrera med andra system. 

Genom att ta itu med dessa utmaningar direkt kan du utnyttja potentialen i din CRM-lösning fullt ut, vilket leder till en bättre upplevelse för kunden och bättre teamproduktivitet.

Om ni inte använder SuperOffice CRM idag, kan du schemalägga en gratis demonstration så visar vi hur ni kan använda vårt CRM-system (och team med experter) för att förbättra hur ni arbetar med befintliga kunder.

Boka en kostnadsfri personanpassad demonstration