Fördelarna med digitala och molnbaserade affärslösningar, har skapat en rad möjligheter inom byggbranschen.

Byggbranschen har traditionellt behövt hantera en rad utmaningar som: försenade projekt, överskridna kostnader, bristande efterlevnad av hälso- och säkerhetskrav och dålig samordning av aktiviteter och resurser. Nu anammas de digitala och smarta arbetssätten, vilket leder till lönsamma affärsstrategier, optimerade processer och bättre resultat.

En tuff bransch med digitala utmaningar

Byggbranschen är en tuff bransch som kräver mycket kraft, precision och koncentration.

Och projekten inom branschen är både stora och komplexa. Stora belopp, många anställda och ett nätverk av underentreprenörer, leverantörer och samarbetspartner – allt behöver vara under kontroll.

Dagens situation med allt tuffare global konkurrens ökar kraven på att leverera framgångsrika projekt i tid och inom budget.

Men det finns en ännu allvarligare utmaning: branschen ligger efter när det gäller modern teknik. Enligt en rapport från McKinsey Globe Institute var byggbranschen den näst minst digitaliserade sektorn i världen för bara ett par år sedan.

Som tur är har byggbranschens inställning till digitalisering förbättrats radikalt på senare tid.

Genom att skifta från manuella processer och föråldrade system börjar branschen nu införa effektivare arbetssätt. Digitala lösningar som CRM hjälper till att skapa effektivare, hållbarare och säkrare byggprojekt. Man kan utforma effektivare affärsprocesser och erbjuda en bättre kundupplevelse.

Hur har då framgångsrika ledare inom bygg- och anläggning gått till väga när de infört digitala lösningar för att bättre hantera sina projekt och aktiviteter?

Här är fem sätt som byggföretag använder SuperOffice CRM för att lyckas med att vänd runt sin verksamhet för att få bättre resultat.

1. Bättre kontroll över projektfaser och deltagare

Enligt Harvard Business Review genomgår alla projekt, stora som små, dessa fyra projektledningsfaser: planering, uppbyggnad, implementering och avslut. Även om varje fas har sina specifika egenskaper överlappar de ofta varandra.

Vid projektplaneringen brukar man exempelvis starta med en ungefärlig budgetsiffra och ett beräknat slutdatum. I uppbyggnads- och implementeringsfasen definieras och genomförs sedan detaljerna i projektplanen. Detta ger dig ny information så att du kan revidera din budget och slutdatumet. Med andra ord: du kan förfina planeringen när du får en bättre helhetsförståelse.

Därför är det avgörande för en framgångsrik projektledning att ha full överblick över projektet i takt med att milstolpar, ritningar och budget förändras.

När projekten är stora, komplexa och involverar många kunder/leverantörer/partner – vilket är typiskt för bygg- och anläggningsbranschen – blir centralisering av all dokumentation och kommunikation ännu viktigare.

Med SuperOffice CRM Projekt kan du skapa projekt som ger dig enkel tillgång till och överblick över alla aktiviteter, deltagare, kundförfrågningar, försäljning, dokument, kvalitetssystem eller konton som hör till projektet – på ett och samma ställe.

Med ett brett utbud av app integrationsmöjigheter kan du ansluta SuperOffice CRM till andra system, till exempel ERP, för att säkerställa att all relevant finans- och ledningsinformation sparas. Eller ansluta till externa databaser för att importera relevant projekt- och försäljningsrelaterad information om kommande byggprojekt. Andra integreringar kan hjälpa dig att automatisera arkiveringen av dokument och aktiviteter i mappar och sortera dem efter typ.

SuperOffice Projekt ger dig ett helhetsvy över alla händelser i realtid. Därefter kan du välja att dyka ner på en lägre nivå och studera alla entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer i olika stadier av leveranskedjan – vilket hjälper dig att upprätthålla en bättre förståelse för branschens aktörer och möjlighet att vårda relationer.

Bild 1: Med SuperOffice CRM Projekt har du alltid full överblick över dina projekt och alla intressenter.

2. Bättre resurshantering för optimalt utnyttjande

Ett byggprojekt består ofta av kostsamma verktyg, mycket utrustning och en stor mängd olika produkter och material, men även flertalet männskliga resurser.

Ofta kan det vara svårt att hålla ordning på alla dessa komponenter och samtidigt växla mellan att klara projektmålen och uppfylla kundens förväntningar. Dessutom behöver du säkerställa att projektet startar och slutförs i tid, att det alltid finns tillräckligt med resurser och att de utnyttjas på ett effektivt sätt.

Om du inte har en centraliserad resurshantering kan projekt bli både föresenade och olönsamma.

För att få en bra resurshantering behöer du ha tillgång till följande information i realtid:

• vilka resurser som behövs 
• vilka resurser som finns tillgängliga
• var resurserna finns

Du behöver också kunna fördela och schemalägga resurserna i enlighet med ovan ifnormation. 

För att göra det behöver du ett effektivt resurshanteringssystem. Kalendern i SuperOffice CRM kan ge dig just det.

När du har registrerat alla dina resurser i systemet kan du se exakt var de finns och vad de gör, och planera och boka beläggningen på ett smart sätt.

Kalendern kombinerar funktionaliteten hos en vanlig kalender för mötesbokning med möjligheten att boka utrustning som en grävmaskin, en skåpbil eller till och med en specifik ingenjör.

Du kan även skapa anpassade kalendervyer för specifika resursgrupper för att göra det ännu enklare att kontrollera utnyttjandet och tillgängligheten för utrustning eller anställda.

Bild 2: Få en kontinuerlig överblick över dina resurser för att säkerställa optimalt utnyttjande.

3. Säkerställ bästa praxis med guider och mallar

Bygg- och anläggningsprojekt är stora och komplexa. De involverar många olika intressenter och projektfaser.

Det finns naturligtvis stor risk att uppgifter faller mellan stolarna och inte uppmärksammas.

Oavsett om du är huvudentreprenör eller en av många leverantörer är det sista du vill ha en försening som resulterar i dyra maskiner och personal som står outnyttjade tills saker och ting är åtgärdade. Eller ännu värre – hållas ansvarig för bristande efterlevnad av avtal.

Ett sätt att hantera detta är att ha en steg-för-steg-process som säkerställer bästa praxis och att avtal följs.

Börja med att tydligt definiera faser och milstolpar som överensstämmer med projektets utveckling från början till slut och som hela teamet förstår och accepterar. Kartlägg sedan de viktigaste faserna och beskriv exakt vad som ska ske i varje fas. Ta fram alla nödvändiga protokoll och all dokumentation som kommer att behövas i varje fas.

Med SuperOffice CRM kan du skapa en projektguide som återspeglar dina processer och din kvalitetsmanual. Du kan utforma en digital projektguide som:

• fastställer bästa praxis i din organisation
• säkerställer att alla dina team arbetar på ett konsekvent och strukturerat sätt, i enlighet med gällande bestämmelser
• tillhandahåller instruktioner och föreslår dokumentmallar som måste skapas och arkiveras i varje fas
• anger vilka uppföljningsaktiviteter som behöver utföras och när

Utan en sådan guide måste du följa upp framstegen manuellt för att säkerställa att rätt steg vidtas i varje fas. Detta kommer inte bara att ta tid och energi, utan även skapa flaskhalsar för teamet – och därmed bromsa upp hela processen.

Bild 3: Använd en projektguide för att säkerställa att teamet och projektet följer föreskrifterna och bästa praxis.

4. Full kontroll över avtal med dokumenthantering

Bygg- och anläggningsbranschen hanterar oftast väldigt komplexa projekt – så det är ingen överraskning att byggbranschen är en av de mest reglerade branscherna.

Förutom alla avtal mellan ägare, entreprenör och underentreprenörer måste byggföretagen även ta hänsyn till byggnadsnormer, försäkringskrav, en mängd säkerhetsföreskrifter och mycket mer.

Om den minsta lilla bestämmelse förbises kan hela projektet stanna upp och leda till att entreprenören riskerar skadestånd, stämningar eller andra obehagliga och dyra konflikter.

En viktig del för att säkerställa efterlevnad av avtal och regler är dokumentation. Det är viktigt att inrätta ett system för journalföring med versionshantering och lättåtkomliga dokument på en central plats.

Många entreprenörer förlitar sig fortfarande på fysiska dokument, arkivskåp och andra föråldrade metoder för dokument- och datainsamling. Dessa metoder innebär ofta att dokument tar längre tid att hitta, de försvinner eller ännu värre: de kan inte återställas om det blir inbrott eller om det exempelvis börjar brinna.

Med SuperOffice CRM kan du skapa, spara och hämta dokument direkt i systemet via den inbyggda Microsoft Office-integrationen. Lösningen gör att dokumenten lagras på rätt plats automatiskt, och är lätta att hitta och använda i alla projektfaser.

Eftersom SuperOffice CRM är en molnbaserad lösning är det inte bara enkelt att komma åt och spåra alla dokument, utan du kan även använda olika appintegrationer som automatiskt hanterar filstrukturen och dokumentationen åt dig.

Dessutom kan du vara säker på att dokumenten säkerhetskopieras regelbundet och är tillgängliga på alla enheter, oavsett var du befinner dig.

Om det uppstår problem med efterlevnaden av avtal, till exempel på grund av en konflikt med en underleverantör eller oklarhet huruvida säkerhetsbestämmelserna följs, kan du få svar på detta på några sekunder.

Bild 4: Skapa och hantera alla dokument direkt från SuperOffice CRM.

5. Bättre samarbete med effektiva kommunikationsverktyg

Kommunikation är avgörande för att ett byggprojekt ska lyckas.

Eftersom det finns så många intressenter i byggbranschen kan det lätt uppstå missförstånd som leder till förseningar.

För att aäkerställa att allt fungerar som en väloljad maskin behöver du inte bara tillförlitliga kommunikationskanaler för effektivt informationsutbyte, utan även samla in alla konversationer systematiskt på ett ställe.

Telefonsamtal, kundservicemeddelanden, sms, chattmeddelanden och inlägg på sociala medier är kanaler som kunder, partner, leverantörer, entreprenörer och underentreprenörer ofta använder.

Utan ett systematiskt tillvägagångssätt lagras informationen sannolikt på enskilda telefoner eller i inkorgar och blir svåråtkomlig. Och skulle någon bli sjuk eller glömma att skicka ett meddelande är risken stor att du drabbas av allvarliga (och dyra!) störningar och förseningar. För att inte tala om den tid som går åt till att söka efter nödvändig information.

SuperOffice Service erbjuder ett automatiserat ärendehanteringssystem som samlar in all inkommande kommunikation, organiserar den och skickar förfrågningar till rätt person.

Oavsett om dina partner och leverantörer föredrar att kontakta dig via chatt, sms, e-post eller telefon samlar SuperOffice Service alla meddelanden på ett ställe.

Varje ärende tilldelas automatiskt ett unikt referensnummer som placerar det i ett kösystem och spårar all kommunikation relaterad till ärendet. Det ger ditt team tillgång till all information de behöver för att driva projektet framåt.

Och bäst av allt skapar detta transparens. Olika avdelningar inom organisationen kan enkelt få tillgång till samma information, vilket gör det enklare att organisera arbetsflödet och säkerställa en bättre leverantörsrelation.

Bild 5: All projektkommunikation är tillgänglig och dokumenterad i ett projekt i SuperOffice CRM.

När det gäller utgående kommunikation hjälper SuperOffice Marketing dig att hålla alla dina kunder och partner uppdaterade om projekt och eventuella statusförändringar.

Du kan till exempel skicka ett e-postmeddelande till kunder och partner för att fira varje milstolpe som passerats i projektet och för att informera dem om att allt går enligt plan.

Om du drabbas av en försening kan du dela det nya tidsschemat via ett utskick till alla projektdeltagare eller välja de specifika entreprenörer eller leverantörer som berörs. På så sätt undviker du att entreprenörer dyker upp på en byggplats med dyra produkter och maskiner när du inte är redo att ta emot dem.

Sammanfattning

Att ha kontroll över komplexa projekt med många kunder och partner är en utmaning för många inom bygg- och anläggningsbranschen.

Men ett CRM-system kan hjälpa till att förbättra inte bara projektledningen, utan hela kundresan från offert till efterförsäljning.

Ett CRM-system kan hjälpa företag att samarbeta och arbeta mer effektivt med entreprenörer och underleverantörer, och hjälpa dem att systematisera och automatisera byggprocesser.

Det ger dig en heltäckande och transparent översikt över viktig kund- och projektinformation – på ett ställe. Med ett enda klick får hela din personal fullständig överblick över alla kunder och deras projekt.

Dessutom kan ett CRM-system hjälpa dig att hantera en snabbt föränderlig miljö tack vare ett system som sorterar, strukturerar, kategoriserar och prioriterar all inkommande kommunikation och automatiserar standardprocesser.

Genom att använda ett CRM och integrera dessa metoder kan du se fram emot att leverera framgångsrika projekt, uppnå försäljningsmål och se ditt team göra fler avslut.

Boka en demonstration med en av våra CRM-experter så visar vi hur SuperOffice CRM kan hjälpa dig och ditt företag att nå målen för byggprojekten.