ETT BESTÅENDE PARTNERSKAP BASERAT PÅ TILLIT, SAMARBETE OCH CRM

Det här är berättelsen om hur Boix Europe använde SuperOffice CRM för att

• förbättra sina säljprocesser
• bygga starkare kundrelationer med hjälp av korrekt och centraliserad data
• få bättre insikt i affärsresultat med hjälp av dashboards
• integrera andra system och verktyg i en centraliserad lösning för hantering av kundrelationer, projekt, försäljning och kundservice
• effektivisera interna arbetsflöden och kommunikation
• öka omsättningen och minska driftskostnaderna

OM FÖRETAGET

Boix Europe är ett av sex dotterbolag till Boix Maquinaria med huvudkontor i Spanien. Boix Europe levererar trågformningsmaskiner och är efter drygt 10 år i branschen marknadsledande inom formning och limning av förpackningar i wellpapp och solidpapp.

Med bas i nederländska Eerbeek säljer och servar Boix Europe formningsmaskiner för emballage och tråg. De betjänar kunder i 44 central- och östeuropeiska länder, främst inom livsmedelsindustrin.

Boix hjälper sina kunder att minska kostnaderna för material, inköp, transport och arbete. Försäljning av maskiner utgör en stor del av Boix Europes verksamhet, men företaget erbjuder även service, bland annat teknisk support hos kund och försäljning av reservdelar.

UTMANINGEN

Innan Boix började använda SuperOffice CRM arbetade de med Word, Excel och Outlook för att hantera alla sina kunder och projekt.

I takt med att företaget växte blev det allt svårare att hålla reda på saker och ting. Därför bestämde de sig för att hitta en CRM-lösning som kunde hjälpa dem att samordna all kundregistrering, kommunikation och projektledning och göra det enklare att kontrollera och dela information.

Även företagets kundservice var dåligt organiserad. Boix insåg att de också behövde hjälp att effektivisera sin kundservice.

Innan införandet av SuperOffice använde de en gemensam e-postlåda i Outlook där alla kundförfrågningar hanterades.

Så här förklarar Job Schmidt, vd för Boix Europe, problemet med denna lösning: ”Frågan om vem som skulle hantera vilken kundförfrågan orsakade mycket förvirring. Ofta var vi osäkra på vilka ärenden som var avklarade och vilka som inte var det. Meddelanden kom lätt på villovägar. Det fungerade inte särskilt bra.”

LÖSNINGEN

Efter en noggrann undersökning valde Boix SuperOffice CRM tack vare systemets användarvänlighet och den goda kontakt de fått med SuperOffice medarbetare från första början.

Till att börja med använde de SuperOffice för försäljning, med hjälp av en lokal installation på deras egen server.

”Först använde vi programmet för att registrera kontakter, företag och aktiviteter, arkivera e-postmeddelanden och dokument, men bara inom säljteamet.”
Job Schmidt

2013 införde Boix Europe även SuperOffice Service och involverade därmed kundserviceteamet i centraliseringsprocessen. I och med tillägget av Service började de arbeta med kundäranden via det enhetliga ärendehanteringssystemet, vilket avsevärt förbättrade hanteringen av kundförfrågningar om teknisk support.

”Nu vet vi när en förfrågan kommer in till vår kundservice, vem som är ansvarig och vilket företag den är kopplad till. Och våra säljare har tillgång till all kommunikation och vet vad som händer med kunden, till exempel datum för senaste underhåll.”
Job Schmidt

IMPLEMENTERINGEN

Implementering och driftsättning av SuperOffice CRM gick smidigt och lösningen visade sig vara mycket enkel att använda.

”Systemet var lätt att förstå, användarvänligt och tillgängligt via en app, och vi tyckte priset var rimligt”, minns Job Schmidt.

Boix Europe använder nu SuperOffice CRM främst för försäljning, registrering av potentiella och befintliga kunder, projektledning samt maskininventering.

Denna information används sedan i Service-modulen för att skapa transparens och sammanhang vid registrering av tekniska förfrågningar eller kommunikation med kunder ute på plats. All information finns samlad på ett ställe och är tillgänglig för alla – oavsett om de befinner sig på eller utanför kontoret.

Boix anordnar även regelbundna utbildningar så att alla användare vet hur de ska använda CRM-lösningen och inser värdet med den. Under dessa utbildningar kan Boix medarbetare inte bara ställa frågor utan också förklara för en SuperOffice-representant vilka saker de upplever som svåra.

ANPASSNINGEN

När de lärt sig grunderna insåg Boix medarbetare att SuperOffice CRM behövde anpassas till deras affärsbehov. Lösningen skräddarsyddes steg för steg.

Tillsammans med Boix tog SuperOffice fram ett antal nya anpassningar för att säkerställa att systemet passade företagets behov.

Ett exempel var integrationen med OutSmart (en plattform för planering och hantering av fältservice) som hjälpte Boix anställda att skapa digitala arbetsordrar. I och med detta har varje registrerad maskin numera sin historik dokumenterad i SuperOffice, kopplad till kund-, projekt- och maskinnummer.

”Allt är sammankopplat: när vi hittar maskinen hittar vi företaget, installationsplatsen och ärendenumret. Alla avdelningar har tillgång till all information. Säljarna arbetar med företaget, kundservice med maskinnummer och ekonomiavdelningen med dokument och fakturor.”
Job Schmidt

RESULTATET

SuperOffice CRM stöder Boix i deras vardagsuppgifter genom att erbjuda ett effektivt sätt att hantera kunddata. Boix kan enkelt registrera och spåra alla kontakter med kunder, inklusive e-post, telefonsamtal och möten.

Med SuperOffice CRM kan Boix även schemalägga automatisk uppföljning med kunder, för att se till att allt fungerar och de får den uppmärksamhet de förtjänar.

”Vårt företag växer för varje år och antalet maskiner och projekt ökar stadigt. Så utan ett system för att hantera allt detta – lagra och dela all information, alla avtal, kontrakt och all kommunikation – hade det varit mycket svårt.”
Job Schmidt

Dessutom kan Boix enkelt generera rapporter och analyser med SuperOffice CRM för att förstå om deras affärsmål uppnås. I kombination med SuperOffice dashboards hjälper detta Boix att fatta bättre beslut, datadrivna beslut samt förbättra kundupplevelsen.

”Med dashboards får jag en överblick över verksamhetens allmänna status. Sedan kan jag koordinera eller förbättra arbetet i de olika teamen, eftersom jag ser vad som pågår och vet vad jag ska fokusera på.”
Job Schmidt

Beroende på den enskilda personens eller teamets affärsprocesser kan SuperOffice CRM konfigureras så att varje medarbetare bara ser det som är nödvändigt för hans eller hennes uppgift – genom att skala bort irrelevant information.

Enligt Boix hör dashboards och skärmdesignern till användarnas favoritfunktioner. Och varje avdelning har en egen processanpassad dashboard som de kan följa.

Ett annat område som förbättrats är den interna kommunikationen. ”Vi använder även SuperOffice för att kommunicera inom företaget. Vi delar information om tillgängliga maskiner, prospekts vi pratat med och drar nytta av varandras nätverk”, förklarar Job Schmidt.

Till sist tycker Boix att deras resurshantering och kvalificering av leads har förbättrats, samtidigt som driftskostnaderna minskat och omsättningen ökat.

Istället för att ta fram en mängd offerter till företag som ändå inte utgör deras målgrupp bestämde sig Boix för att skapa färre offerter och fokusera på företag som har större chans att bli kunder. Och det var SuperOffice CRM som hjälpte dem att förbättra kvalificeringen av leads.

”Istället för att skapa 500 offerter till alla som visar intresse skapar vi nu bara 250 högkvalitativa offerter till potentiella kunder som tillhör vår målgrupp. Det innebär mindre arbete, mindre administration, färre nyanställningar och stora besparingar. Allt detta har faktiskt ökat vår omsättning”, förklarar Job Schmidt.

”Med SuperOffice CRM kan vi öka vår omsättning utan att riskera att tappa kontrollen eller behöva anställa fler personer. Samma antal personer kan nu hantera fler projekt.”
Job Schmidt

Sammantaget har SuperOffice CRM gett Boix bättre insikt och hjälpt dem att hitta kunder och optimera sin säljprocess. Teamsamarbetet har förenklats eftersom all information alltid är tillgänglig och uppdaterad.

FRAMTIDA EXPANSION

 2020 bytte Boix till molnbaserade SuperOffice CRM Online, ett beslut de aldrig ångrat.

Den lokala versionen blev äldre för varje år och ibland uppstod problem med anslutningen, något de slipper med molnversionen (Online) av SuperOffice CRM. Den säkerställer att Boix alltid har de senaste funktionerna och får automatiska uppdateringar.

Boix har växt rejält de senaste åren, utan någon avmattning i sikte. SuperOffice bidrar till företagets expansion genom att förbättra verksamheten och kundupplevelsen, automatisera uppgifter, säkerställa flexibla processer och anpassningar samt spara resurser.

Nyligen har företagets huvudkontor i Spanien och kontoret i USA också börjat använda SuperOffice. Lösningen har hjälpt Boix att dela tekniska frågor mellan olika kontor, till exempel i form av ärenden.

”Vi lagrar den mesta informationen i SuperOffice CRM. Så istället för att ringa varandra med frågor uppmuntrar vi våra medarbetare att först kika i systemet eftersom svaret förmodligen finns där. Och allt finns tillgängligt online, så oavsett om du är på kontoret eller arbetar hemifrån har du tillgång till samma information.”
Job Schmidt

PARTNERSKAPET

Något de uppskattar mest med SuperOffice-samarbetet är att de får arbeta med kunniga och lättsamma människor enligt Boix vd.

De har alltid Boix bästa i åtanke och försöker inte sälja in alla tänkbara finesser, utan fokuserar på företagets individuella behov.

”När vi diskuterar behov och mål får vi uppriktiga råd om hur vi bör göra. Istället för att insistera på ett komplett paket kan de rekommendera en viss komponent som passar oss bättre vid ett visst tillfälle.”
Job Schmidt

I slutändan handlar affärsframgång om att etablera nära relationer.

Boix har en särskilt bra relation med Bas Kreijveld, en SuperOffice-konsult som varit en långvarig och pålitlig partner. Den nära, nästan personliga kopplingen som Bas etablerat med Boix gör samarbetet mellan de två företagen särskilt starkt och förtroendefullt.

”Att ha en nära och långsiktig relation med företaget betyder mycket för oss. Om systemet inte fungerar eller om vi får problem vet vi vem vi ska kontakta för att få hjälp direkt”, berättar Job Schmidt när han beskriver relationen.

 ”Vi fick förtroende för SuperOffice redan från första början. Och detta förtroende har stärkts genom åren. När jag ser att det finns en ny uppdatering i SuperOffice CRM brukar jag kontakta kundansvarig på SuperOffice, och jag får alltid uppriktiga svar om den nya funktionen skulle passa oss eller ej. Ärlighet varar längst.”
Job Schmidt