Om företaget

Joyweek lever för att skapa hållbara och glädjefyllda kontor där medarbetarna trivs, presterar och väljer att vara. Joyweek är en komplett tjänste- och produktpartner som gör det enklare för företag att ha full kontroll över alla sina tjänster, produkter och leveranser. Kontoret är passionen och det genomsyrar allt. Joyweek strävar efter att glädja sina kunder vid varje tillfälle och samtidigt bidra till att skapa arbetsmiljöer som fungerar effektivt och sprider glädje, därav namnet.

Utmaning

Joyweek grundades när Office Managements affärsområde Facility Management bröts ut från bolaget och blev ett eget bolag. Det blev också starten på Joyweeks CRM-resa då de i och med detta började se över alla sina lösningar för alla system, inklusive CRM.

Skulle man fortsätta använda redan befintliga system eller leta efter nya? Man behövde få en bättre överblick över vilka funktioner som faktiskt behövdes och vilka man kunde skala bort. Det befintliga upplägget var helt enkelt inte helt anpassat efter Joyweeks verksamhet eller behov. Så när bolaget etablerades så lyftes datan ut ur befintligt system och med det följde en del gammal data med som behövde rensas upp. 

Säljteamen hos Joyweek har kontinuerlig kontakt med både befintliga och potentiella kunder och detta behöver följas upp och processen säkerställas och kvalitetssäkras. Dessutom finns en maskinpark av kaffemaskiner och vattenautomater kopplad till befintliga kundavtal. Här är det viktigt att säkerställa information om varje maskin, inklusive dess placering och vilka avtal som gäller för att kundens fältserviceteam ska kunna hantera det löpande servicearbetet kopplat till maskiner och avtal. Arbetsprocesserna behöver vara förenklade och effektiva.

Tidigare låg även systemet på en egen server vilket gjorde det svårare hänga med när nya versioner släpptes och programvaran uppdaterades.

Lösning

Joyweek, som redan hade kontakt med SuperOffice, förstod att de kunde leverera en lösning för bolagets nödvändiga behov på kort sikt, men också erbjuda möjligheter att växla upp och utveckla lösningen över tid.

Lösningen blev att bryta ut egen data från tidigare CRM-lösning till en egen databas, vilket i sig var en utmaning. Det krävdes ett stort jobb med att både rensa upp, bryta ut och anpassa konfigurationen till viss del, men det ledde till också till en komplett lösning.

Det skapades en SuperOffice online-lösning med all relevant information om befintliga kunder, avtal och maskiner. Det finns även stöd för bolagets anpassade säljprocess och kundbearbetning samt en skräddarsydd lösning för serviceteamet med maskinkort och serviceaktiviteter där teknikerna enkelt kan arbeta mobilt för att uppdatera information om maskiner och servicebesök. Ärenden som kommer in i CS, CRM och service är nu integrerat med Visma Business och Joyweeks kundportal.

Vidare implementerades även SuperOffice Marketing Platform för att med stor fördel, i samma system, kunna synkronisera det marknadsarbete som Joyweek bedriver för att smidigt nå ut till sina kunder. Detta ger en tydlig och samlad bild över vad och hur företaget kommunicerar mot sina kunder och där man genom urval enkelt segmenterar sina målgrupper.

"Systemet ger oss en bra överblick över alla ärenden, vilket möjliggör snabb hantering och därmed förbättrad kundservice. Det är lättanvänt för våra tekniker, som enkelt kan se kundernas geografiska position med hjälp av GPS och med en smidig signaturfunktion. Det är enkelt att ta ut rapporter och attesteringsfunktionen är bara ett av alla exempel på funktion som leder till intern tidsbesparing."
Kim Söderström, Service Manager

Resultat

Genom att anpassa SuperOffice CRM efter företagets behov kan Joyweek nu få en full överblick över hela sin säljprocess och all dokumentation kan arkiveras på samma ställe och finns tillgänglig både nu och även framöver. 

Uppföljningen med respektive säljare och team blir också lättare och det blir enklare att ta fram prognoser, resultat och affärer genom bra översikt i olika dashboards.

Systemet är lättöverskådligt för både medarbetarna och ledarna och bidrar även till enklare hantering av aktiviteter och uppföljning för säljarna.  

Ärendehanteringssystemet är nu integrerat med Visma Business och Joyweeks kundportal så kunderna enkelt kan följa och hålla koll på sina egna ärenden. Inga ärenden glöms därför bort eller tappas mellan stolarna.

Genom att jobba tätt och synkroniserat mellan marknad och sälj så blir det enklare även här att ta del av all kundinteraktion när den finns samlad i samma system. Joyweek kan se vad som kommuniceras ut, när och vilka kunder som får ta del av vilken kommunikation. Systemet gör det möjligt att få koll på både helheten och kommunikation ner på individnivå.