Utmaning

Bättre Göteborg är en välgörenhetsstiftelse. Stiftelsens ändamål är att göra Göteborg till en bättre stad på olika plan. Detta gör de bland annat genom att hjälpa ekonomiskt utsatta, framförallt barnfamiljer, i Göteborg.

Att hjälpa familjer med matkassar kring jul startade som ett privat initiativ 2014. Då delades 70 matkassar ut vilket resulterade i en glädjechock för både familjerna och för de två initiativtagarna.

Önskemålet att ”organisera och göra något i större skala” växte fram och en insamlingsstiftelse startades 2016. Då började stiftelsen att hjälpa familjer året runt med både mat, kläder och aktiviteter. Förutom privata donationer påbörjades även samarbeten med näringslivet.

Alla kontakter med behövande familjer och företagen som sponsrade hanterades via mejl, papperslappar och Exceldokument. Det fanns ingen samlad bild över familjerna som fick hjälp eller företagen som ställde upp. De visste inte vem som hade svarat på ett mejl eller i vilket mejl kontaktuppgifterna låg till en specifik person, så det var en väldig rörig administrationsprocess.

Eftersom allt arbete utfördes ideellt på fritiden så gällde det att bli mer effektiv och att hitta ett mer organiserat sätt att arbeta på. Det var mycket tid som gick åt till att dubbelkolla saker, hitta uppgifter och framförallt fick inte alla svar på ett professionellt sätt vilket var ohållbart. Det skapade både irritation internt och externt.

Lösning

Bättre Göteborg började i liten skala med SuperOffice CRM. Viktigast var att få ordning på alla kontakter vilket de fick via Sales-funktionen. Därefter har de adderat den kompletta versionen av SuperOffice för att få tillgång till funktionerna för e-postmarkandsföring och ärendehantering.

Ärendehanteringen blev en viktig funktion för att sköta alla familjeansökningar. Via integrerade formulär på hemsidan får de in alla ansökningar på en och samma centrala plats i ärendehanteringssystemet och inga förfrågningar faller längre mellan stolarna.

Bara under de 30 minuter långa intervjun vi hade med Philip kom det in 14 nya ärenden från familjer, så med den hastigheten av inkommande förfrågningar är ett systemstöd avgörande för att kunna leverera med kvalitet.

Resultat

Efter införandet av SuperOffice CRM har Bättre Göteborg sparat nästan 4 arbetsdagar på administration av julmatkassar. Alla förfrågningar från familjerna kan hanteras av de numera 6 ideellt involverade personerna i Bättre Göteborg.

SuperOffice har skapat en otrolig trygghet för teamet, alla kan lita på varandra och alla har tillgång till all information. Alla familjer som ansöker får ett svar direkt att ansökan är mottagen och tidigare frågor som ”har ni fått mitt mejl?” är nu ett minne blott. De är 100 % säkra på att alla ärenden hanteras, fler familjer får hjälp och mer tid spenderas på att vara ute hos familjerna och ingen kraft och energi går längre åt till oro.

Genom realtidstillgång till databasen via Pocket CRM, mobilapplikationen från SuperOffice, behöver de inte längre stå i en trappuppgång till en familj och leta efter en adress bland lösa lappar i fickan.

Bättre Göteborg får många frågor från familjer, så nästa steg är att erbjuda en FAQ-sektion (Frequently Asked Questions) och att koppla på Chatt-funktionen. På sikt ser de även att en integration till deras sociala medier skulle vara värdefullt.