Utmaning

ASSA ABLOY Opening Solutions är ett världsledande företag inom säkerhet. De utvecklar, tillverkar och säljer produkter och tjänster inom lås & beslag samt larm & passersystem.

Som en av de största aktörerna på den svenska marknaden har ASSA ABLOY Opening Solutions kunder inom flera branscher och i olika storlekar - från de största byggföretagen och fastighetsägarna till enskilda husägare och slutanvändare i form av hyresgäster. Det är ofta långa och komplexa köpprocesser där målet för ASSA ABLOY Opening Solutions är att komma in så tidigt i processen som möjligt, vilket gör målgrupper som arkitekter, inköpare och projekterare till nyckelpersoner.

Köparna har fått ett större utbud och konkurrenterna har blivit vassare. För att möta denna utveckling behövde ASSA ABLOY Opening Solutions effektivisera sitt säljarbete, och då blev ett CRM-system som kunde anpassas till medarbetarnas behov ett måste.

Både säljare och kundtjänstmedarbetare var inblandade i långa, komplexa säljprocesser där det var avgörande för att få affären och att ha kontroll på relevant information. Det gällde allt från mötesnoteringar och prissättning på enskilda affärer till kontakt med enskilda personer och e-postutskick med flera hundra mottagare.

Särskilt i överlämnandet mellan säljare och kundtjänst uppstod problem på grund av att dokumentation kring överenskommelser och avtal saknades. Kundtjänst fick ägna mycket tid åt att jaga nödvändig information, viket inte bara var ineffektivt och tidskrävande, utan även påverkade kundnöjdheten. Samma sak inträffade när specialister och andra som kom in i säljprocessen under en begränsad tid skulle ta del av information i affärerna.

En annan utmaning var att säljcheferna saknade en tydlig överblick över var i processen olika uppdrag befann sig, och vad den ansvariga säljaren hade gjort och planerade att göra. Särskilt i större förhandlingar och affärsbeslut var detta en osäkerhetsfaktor.

Slutligen ville ASSA ABLOY Opening Solutions höja nivån på sina e-postutskick till kunder och andra intressenter. Först och främst ville man säkra att de verkligen nådde fram till rätt personer, och för det andra ville man höja nivån på form och utförande.

Lösning

Idag använder närmare 100 personer SuperOffice på ASSA ABLOY Opening Solutions i Sverige – primärt säljare, kundtjänstmedarbetare, konsulter och marknadsförare. Oavsett roll så ger systemet stöd för just den rollens specifika arbetsuppgifter.

Ambitionen var framför allt att säkra att väsentlig information fanns på en och samma plats och alltid uppdaterades. Försäljningen sker genom inbördes konkurrerande återförsäljare vilket stöds av SuperOffice på ett bra sätt. Med SuperOffice fick man ett robust system som gjorde det lättare för alla användare att registrera och uppdatera information. Genom att all information är lättare att få tillgång till skapades en positiv spiral.

Säljprocesserna har effektiviserats med hjälp av SuperOffice. Det är svårt för ASSA ABLOY Opening Solutions att påverka tidslängden på en affär på grund av en mängd externa faktorer, men för att få affären i hamn krävs att säljaren förstår var i processen köparen befinner sig och vad som ska göras i varje fas. Med hjälp av Salesboard-applikationen får både säljarna och säljcheferna en tydlig grafisk överblick över pipeline. För att ytterligare effektivisera ett viktigt steg i säljprocessen används GetAccept för digital signering. Med SuperOffice på plats kan säljcheferna numera följa varje affär och de olika aktiviteterna. Planering och styrning fungerar bättre, och så även rapporteringen.

Tack vare Marketing-funktionaliteten i SuperOffice har nu marknadsavdelningen förbättrat sina utskick, både visuellt och att de når rätt mottagare. Det är en stor kvalitetsförbättring. 

Resultat

Arbetet med SuperOffice har lett till att ASSA ABLOY Opening Solutions uppnått sina viktigaste mål – att få kontroll över informationen i de olika delarna av säljprocessen och att effektivisera arbetet för medarbetarna.

Säljarna har gått från att samla information på olika sätt till att arbeta direkt via SuperOffice för att täcka alla interaktioner med sina kunder. Kundtjänst har tillgång till korrekt och uppdaterad information och kan svara kunderna direkt. Specialister kan snabbt uppdatera sig på läget i en säljprocess. Marknadsavdelningen kan skicka ut information och nyhetsbrev i vetskap om att mottagarnas kontaktuppgifter är korrekta och uppdaterade.

När medarbetarna ser de här vinsterna har det en positiv inverkan på deras arbete eftersom de märker att tiden de lägger ner ger resultat. För säljarna finns det dessutom en annan vinst med SuperOffice – systemet hjälper dem att hålla koll på var de viktigaste aktiviteterna och försäljningsmöjligheterna finns och gör det tydligare hur de ska prioritera sin tid. Som säljare pågår mängder av parallella aktiviteter med kunderna, och då behövs stöd för att vara effektiv. SuperOffice hjälper till att styra upp vad som ska göras och när det ska göras.

Idag har ASSA ABLOY Opening Solutions tagit fram mallar och tydliga processer i SuperOffice som både ökat säkerheten och förbättrat effektiviteten.

Viktigaste fördelarna

• Effektiva strukturer och tydliga processer hjälper ASSA ABLOY Opening Solutions att möta en hårdnande konkurrens
• Säljarna är mer motiverade och effektiviteten har ökat när all information finns tillgänglig
• Säljarna har lättare att hålla koll på var de viktigaste aktiviteterna och försäljningsmöjligheterna finns
• Säljcheferna har större möjlighet att coacha säljkåren
• Aktiviteter som förut sköttes manuellt och ibland tappades bort har nu ett effektivt IT-stöd